Wie E-Mails archivieren?/Welches E-Mail-Programm für Mac?

[[Mitglied Kath…]]

Mal eine ganz doofe Frage:
Wie archiviert Ihr Eure E-Mails? Ich habe regelmäßig das Problem, dass mein E-Mail-Programm aus allen Nähten platzt und ich dann anfange, mühselig die E-Mails durchzugehen und nicht mehr benötigte zu löschen. Es gibt aber doch eine ganze Reihe von Mails, die ich nicht permanent vor der Nase brauche, die ich aber gerne archivieren würde, um sie im Zweifelsfall als Nachweis für einen Vorgang zur Hand zu haben. Was ist die beste Lösung, um solche Mails außerhalb des E-Mail-Programmes zu archivieren und mit welchem Programm kann ich dann darauf zugreifen? Ich arbeite mit Entourage (Mac-Office 2008).

Habt Ihr vielleicht einen Tipp für mich? Das wäre grandios …

[[Mitglied 744b…]]

Wichtige Mails speichere ich als .eml in den entsprechenden Projektordnern und hoffe, dass dieses Format lange genug mit den üblichen Programmen geöffnet werden kann.

[[Mitglied Seba…]]

Verwaltungstechnisch ...

arbeite ich mit dem Inbox-Zero-Konzept. Heißt: in meiner Inbox sind nach Möglichkeit genau 0 Mails vorhanden. Jede E-Mail die reinkommt wird gelesen und dann entweder sofort erledigt / beantwortet, sofort in einen passenden Ordner archiviert (wenn erledigt, aber später ggf. noch relevant), sofort gelöscht (der Papierkorb dient als Langzeit-Rettungsanker wenn's mal wirklich dreckig werden sollte) oder - nur wenn's nicht anders geht - als ToDo markiert und vorläufig in der Inbox belassen.

Meine Inbox beinhaltet so nur Dinge, mit denen ich mich noch beschäftigen muss (derzeit liegen da 4 Mails), aber nichts das entweder irrelevant ist, oder das ich maximal noch zur Dokumentation/Konsultation brauche. Diese Dinge sind gelöscht oder ins Archiv einsortiert (das aus einem Baum aus Privat- und Geschäftsordnern besteht).

Datentechnisch ...

verwende ich Thunderbird 3. Dessen Nutzerprofil mit allen Mails sichere ich wie den Rest der Festplatte regelmäßig als Image-Datei. Da das Datenformat quelloffen ist und als zuverlässig gilt, bin ich recht guter Dinge, dass ich die Daten auch in ein paar Jahren noch lesen kann. Extrem wichtige Emails speichere ich auch als .eml-Datei im passenen Projektordner.

In Thunderbird gibt es seit Version 3 auch eine Archivierungs-Funktion, die Mails die nicht mehr sofort sichtbar sein sollen auf Knopfdruck in der jeweiligen Mailbox ausblendet (und auf Wunsch wieder einblendet). Über die Suchfunktion kann man natürlich auch diese Mails finden. Da das alles aber etwas meiner Methode des Wegsortierens zuwiderläuft, habe ich das aber bisher nicht verwendet.

Entourage/Outlook-technisch eine kleine Warnung: Wenn dessen Mailbox-Datei eine gewisse Größe erreicht, habe ich auch schon miterlebt wie sich diese selbst beschädigt und dann nicht mehr zu öffnen ist - mit sehr unangenehmen Folgen. Das Datenformat ist MS-typisch nicht dokumentiert, alle Daten sind in einer einzigen monolithischen Datei abgelegt, d.h. Rettungswerkzeuge stochern in einer Datensuppe und versuchen das beste daraus zu machen, aber vertrauenserweckend ist das nicht ... Ich würde in diesem Fall empfehlen, Mails die wirklich nicht mehr benötigt werden regelmäßig zu löschen.

bearbeitet April 17, 2011 von Sebastian Nagel
3x wirklich wirkt unwirklich :)

[[Mitglied CRud…]]

Ich kann Sebastians Aussage (bezüglich Thunderbird) uneingeschränkt zustimmen. Genau so mache ich es auch seit Jahren und es funktioniert völlig einwandfrei.

Grüße,

Christian

[[Mitglied Kath…]]

Hallo Ihr drei,

danke! Ich lade gerade Thunderbird runter und schaue es mir gleich mal an.

Sebastian, was Entourage angeht stimme ich Dir zu. Es ist nicht zuverlässig genug und die von Dir beschriebenen Fehler kenne ich aus eigener Erfahrung. Ich bin deshalb immer hinterher, die nicht mehr benötigten Mails, beziehungsweise deren Anhänge so schnell wie möglich zu löschen. Es gibt aber Mails, die ich aus Beweisgründen aufbewahren möchte und das würde ich gerne außerhalb des eigentlichen Mailprogrammes tun.

Schnitzel, danke für den eml-Tipp, das werde ich ebenfalls direkt ausprobieren.

So, Thunderbird ist runtergeladen – ich bin gespannt!

[[Mitglied CRud…]]

Außerhalb? Kannst Du ja auch. Ich brenne z.B. in regelmäßigen Abständen einfach den gesamten Thunderbird-Ordner auf DVD (wo auch immer der sich auf einem Mac befinden mag). Ich arbeite regelmäßig auf drei unterschiedlichen Computern und die Synchronisation des Thunderbird-Ordners funktioniert völlig einwandfrei. Ich habe bereits mehrmals einfach von einer DVD den kompletten Ordner überschrieben um an altes Zeugs zu kommen. Ist zwar konzeptionell etwas holprig, erfüllt aber den Zweck bisher recht zuverlässig.

Grüße,

Christian

[[Mitglied Micr…]]

Ich sichere alle Job-Emails als Textdatei sowie die Anhänge im jeweiligen Job-Ordner (geordnet in Unterordnern die nach Datum benannt sind). Zusätzlich verbleiben die Emails auch in Mail (Apple) - dort lösche ich jeweils nach zwei Monaten alle Anhänge aus den Emails. Mail bleib so relativ schlank.

[Ralf Herrmann]

Hier auch ganz bewusst Thunderbird. Die Mails (außer Postausgang) sind seit Firmengründung komplett vorhanden und werden einfach mit dem regelmäßigen kompletten Klonen der Platte mit gesichert.

Wichtiger Hinweis zur Performance bei steigenden Postfachgrößen: Beim Verschieben der Nachrichten, z.B. vom Posteingang in andere Ordner, werden die physischen Inhalte erstmal nicht aus der Postfachdatei gelöscht. Der vermeintliche leere Posteingang kann dann schnell mehrere GB groß werden und das Programm wird spürbar langsam. Dagegen klickt man bei dem jeweiligen Ordner einfach immer mal wieder auf Komprimieren und dann ist das Problem behoben.

Wenn man das berücksichtigt, läuft alles wie geschmiert und auch die zehntausenden Mail von über 10 Jahren machen das Programm nicht langsam. Ich sehe für mich keinen Bedarf, Mails auszulagern oder anderweitig zu archivieren.

[[Mitglied Kath…]]

Dankeschön Ich habe Thunderbird jetzt installiert und meine Konten eingerichtet. Ich frage mich nur – wie kann ich die Daten aus Entourage (Adressbuch, Mails, etc.) in Thunderbird importieren? Oder geht das gar nicht? Wenn ich in Thunderbird unter Migrationsassistent schaue, dann bekomme ich da nur Informationen, die unterschiedliche Thunderbird-Versionen betreffen …

[Ralf Herrmann]

http://www.macwelt.de/forum/showthread.php?t=643215

[[Mitglied Micr…]]

Nachteil der ausschliesslichen Sicherung im Emailprogramm ist meiner Meinung nach die Trennung von Projekt und Kommunikation. Das spielt aber wahrscheinlich auch nur dann eine Rolle wenn man mit mehreren Leuten an Projekten arbeitet oder Projekte weitergibt.

[[Mitglied Þors…]]

Sebastians hervorragendem Konzept und der ebenso guten Erklärung ist kaum etwa hinzuzufügen.

Inbox-Zero-Konzept

Super – wenn man die Disziplin aufbringt, das auch konsequent durchzuziehen.

Ansonsten kann es sinnvoll sein, getrennte Postfächer mit dann eben auch separaten Inbox-Ordnern zu benutzen. Mindestens 2 (Privat und Beruflich), aber auch gern mehr, z.B. Privat, Arbeit-Projekte, Arbeit-Verschiedenes. In Arbeit-Projekte würden z.B. die Mails auflaufen, deren zügige Beantwortung sich direkt auf das eigene Einkommen auswirkt. Arbeit-Verschiedenes wäre dafür da, Werbemails, Newsletters, Rechnungen u.ä. von den Firmen einzusammeln, bei denen man selbst Kunde ist. Der Vorteil eines solchen Konzepts ist, dass man auch von unterwegs und von fremden Computern aus schnell und ohne komplizierte Filterregeln nur die wichtigsten Mails abrufen oder z.B. aufs Telefon weiter leiten kann.

Thunderbird-Labels kann man übrigens editieren und den eigenen Bedürfnissen anpassen und so z.B. feinere Abstufungen schaffen als nur »wichtig« und »to do«.

verwende ich Thunderbird 3. Dessen Nutzerprofil mit allen Mails sichere ich wie den Rest der Festplatte regelmäßig als Image-Datei. Da das Datenformat quelloffen ist und als zuverlässig gilt, bin ich recht guter Dinge, dass ich die Daten auch in ein paar Jahren noch lesen kann.

Falls es nicht jedem klar sein sollte: TB verwendet nicht etwa ein quelloffenes eigenes Format, sondern das Standard-Mail-Format schlechthin. Dort werden Emails als plain text gespeichert, so dass sie nicht nur von jedem standardkompatiblen Emailprogramm gelesen werden können, sondern auch von jedem schnöden Text-Editor.

Was die lokale Datensicherungen auf externe Festplatten o.ä. angeht, ist das natürlich sehr viel besser als nichts, hilft aber nicht, wenn das Büro am Wochenende abbrennt/voll Wasser läuft/radioaktiv verstrahlt wird. Man sollte zusätzlich darauf achten, das »Disconnected IMAP«-Verfahren zu benutzen, bei der alle Emails sowohl lokal als auch auf dem Server gespeichert und gegenseitig synchronisiert werden. (Das ist zumindest im meinem TB 3.1.8 unter Linux das Standardverhalten, wenn man IMAP statt POP3 benutzt.) So kann man dann jedenfalls auch noch auf die Backup-Infrastruktur des Email-Providers zurück greifen.

Wichtiger Hinweis zur Performance bei steigenden Postfachgrößen: Beim Verschieben der Nachrichten, z.B. vom Posteingang in andere Ordner, werden die physischen Inhalte erstmal nicht aus der Postfachdatei gelöscht. Der vermeintliche leere Posteingang kann dann schnell mehrere GB groß werden und das Programm wird spürbar langsam. Dagegen klickt man bei dem jeweiligen Ordner einfach immer mal wieder auf Komprimieren

… oder weist TB an, das automatisch zu tun. Z.B.:

• Preferences → Network & Disk Space → ☒ Compact folders when it will save over [...] KB

• Account Settings → [Kontoname] → Server Settings → ☒ Clean up ("Expunge") Inbox on Exit

Wenn man das berücksichtigt, läuft alles wie geschmiert und auch die zehntausenden Mail von über 10 Jahren machen das Programm nicht langsam. Ich sehe für mich keinen Bedarf, Mails auszulagern oder anderweitig zu archivieren.

[[Mitglied Robe…]]

ich arbeite ähnlich nach dem inbox-zero konzept. ich erwische mich auch oft das ich zu kunden am telefon sage, schicken sir mir das bitte nochmal alles per mail, dann kannich es nacheinander abarbeiten. in meiner inbox ist sozusagen meine to-do-list.

wichtige mails speicher ich im kundenordner ab.

mein outlook ist mir auch schon mehrmals gecrasht weil ich seit 4 jahren alle mails aufgehoben hatte. thunderbird hab ich mal versucht bin aber irgendwie nicht damit warm geworden. momentan funktionierts aber auch so, bis zum nächsten crash. aber da ich in den gelöschten/gesendeten mails wirklich nur mails habe, die ich nicht mehr braucht ... stört das nicht weiter.

[[Mitglied Mini…]]

:seufz: Ich würd ja auch gerne auf TB umsteigen ... Ich hab nur noch keine Lösung für ne Kundendatenbank/CRM gefunden ... Was verwendet Ihr denn dafür ...?

[[Mitglied Seba…]]

ich erwische mich auch oft das ich zu kunden am telefon sage, schicken sir mir das bitte nochmal alles per mail, dann kannich es nacheinander abarbeiten. in meiner inbox ist sozusagen meine to-do-list.

Ich schicke mir zu diesem Zweck öfter selbst E-Mails :)

[[Mitglied Cajo…]]

Für den Mac suche ich grad ein mehrbenutzerfähiges CRM/Projektmanagement-Programm. Diese drei hab ich mal testweise installiert:

• Daylite ist nicht grad billig, aber anscheinend sehr mächtig.
  
• Merlin kann beim Projektmanagement noch mehr, aber eher wenig/kein CRM. Insgesamt je nach Ausbaustufe noch teurer.
  
• Relationship (soweit ich weiß) ist nur für Einzelbenutzer gedacht, hat wenig Projektmanagement, dafür mehr CRM, und die Bedienung war für mich am einfachsten. Dazu relativ günstig.
  

Falls jemand noch mehr (und vllt. auch kostenlos) kennt: Her mit den Links!

Eigentlich such ich wie gesagt Mac-Programme, weil ich die Synchronisation mit Mail und iCal praktisch finde. Falls jemand was gutes auf PHP/MySQL-Basis kennt, wäre das auch interessant.

[[Mitglied Kath…]]

Ich habe mal diesen alten Thread aus dem Archiv gekramt, das Moos entfernt und hoffe, er funktioniert noch!

 

Aus aktuellem Anlass möchte ich Euch gerne noch mal um Rat fragen. Ich hatte damals, als dieser Thread noch jung war, Thunderbird zwar installiert, aber dann damit gefremdelt und von der Benutzung wieder Abstand genommen. Schweren Herzens war ich einfach bei Entourage geblieben (und auch aus reiner Bequemlichkeit, ich gebe es ehrlich zu) und habe heute meinem Entourage dabei zugesehen, wie es endgültig die Grätsche gemacht hat.

 

So. Entourage ist im Eimer und Microsoft Office 2011 für Mac scheint auch keine Option zu sein, wenn ich an den diesbezüglichen Thread hier im Forum denke. Nun habe ich noch mal das Thema Thunderbird aufgenommen, weil ich dachte, wenn ich mir mehr Mühe gebe, könnte es ja doch noch klappen mit mir und dem Programm. Jetzt habe ich aber in der Wikipedia Folgendes gelesen: 

 

Rückzug aus der aktiven Weiterentwicklung[Bearbeiten]

Am 7. Juli 2012 wurde bekannt, dass Mozilla zukünftig die Arbeit an Thunderbird auf Stabilitäts- und Sicherheitsaktualisierungen beschränken möchte.^[44] Zu diesem Zweck sollen ab dem 20. November 2012 – dem Veröffentlichungsdatum der Version 17, welche ebenfalls als ESR (Extended Support Release) erscheint – alle sechs Wochen ausschließlich Aktualisierungen eingepflegt werden, die keine neuen Funktionen beinhalten.^[45] Mozilla begründet diesen Schritt mit der zunehmenden Verlagerung von E-Mail-Diensten von Desktop- zu webbasierten Umgebungen. Als weiteren Grund gibt Mozilla an, seine Ressourcen für andere Projekte wie Firefox OS, Mozilla Firefox Mobile oder den auf WebKit aufbauenden iPad-Browser Junior nutzen zu wollen; dementsprechend soll das Thunderbird-Entwicklerteam aufgelöst werden und sich anderen Arbeiten widmen. Zuletzt seien die meisten Nutzer von Thunderbird bereits mit dessen Funktionsumfang zufrieden, so dass es von Mozilla mit keinen neuen Funktionen mehr ausgestattet werden müsse – diese können jedoch weiterhin von freien Entwicklern implementiert werden, Mozilla möchte dazu die nötige Infrastruktur bereitstellen.

 

Heißt das, ein Umstieg auf Thunderbird ist auch nicht ratsam, weil das mittelfristig aussterben wird? 

 

Verflixt – ich würde heute gerne eine Lösung für mein Problem finden, ich habe schon einen ganzen Arbeitstag vertan … Habt Ihr vielleicht einen Rat, worauf ich jetzt am besten setzen sollte? Das Programm darf gerne etwas kosten – nur funktionieren sollte es … Ihr dürft auch schimpfen – ich hätte mich wirklich eher mit dem Thema befassen sollen und nicht erst, wenn die Serife in die Punze gefallen ist! 

 

Liebe Grüße, 

Kathrin 

[Ralf Herrmann]

Immer noch sehr glücklich mit:http://www.postbox-inc.com

[[Mitglied Kath…]]

Aber weiter oben schriebst Du, Ihr nutzt Thunderbird. Warum habt Ihr gewechselt?

Postbox schaue ich mir natürlich sofort an, danke! 

[Ralf Herrmann]

Postbox ist eine kommerzielle Weiterentwicklung von Thunderbird. Daher war der Umstieg sehr einfach und schmerzfrei. 

[[Mitglied Pach…]]

Postbox ist eine kommerzielle Weiterentwicklung von Thunderbird. Daher war der Umstieg sehr einfach und schmerzfrei. 

 

Steckt da Google dahinter? Die werben ziemlich mit ihrer tollen Gmail-Einbindung.

[Ralf Herrmann]

Du bist wieder lustig.

[[Mitglied Kath…]]

Postbox ist eine kommerzielle Weiterentwicklung von Thunderbird. Daher war der Umstieg sehr einfach und schmerzfrei. 

 

Aaaaha. Das gibt es nur auf Englisch? Ja, vermutlich. Da die Jungs in Kalifornien sitzen … 

[Ralf Herrmann]

Nein, ist natürlich auch deutsch. Probier doch mal die kostenlose Demo!

[[Mitglied Pach…]]

Du bist wieder lustig.

 

  Das war eine ernstgemeinte Frage.