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Elfen-Fraktur – eine außergewöhnliche Schnurzug-Fraktur
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Cajon

Servus zusammen,

ich habe Formulare, die bis auf eine ID immer gleich aussehen, und die ich gern als PDF-Formular exportieren würde.

Bis jetzt hab ich aber nur entweder oder geschafft, also entweder für jede ID einzeln der Export als interaktives PDF, oder für alle IDs der gesammelte Export als Druck-PDF, das ich dann in Acrobat in viele einzelne Dateien aufteile (und die dann umbenenne).

Kennt jemand eine Möglichkeit mit wenig Aufwand massenweise interaktive Formulare zu exportieren? Es sind mehrere Hundert IDs, daher würde das einiges an Arbeit ersparen.

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Martin Schulz

Nur zum besseren Verständnis: Du hast ein mehrseitiges InDesign-Dokument (?), mit einem (dem gleichen?) Formular und auf jeder Seite eine unterschiedliche ID (XY123, oder so?) und möchtest gern möglichst arbeitsarm jeweils formular-xy123.pdf, formular-xy456.pdf usw. als interaktives PDF exportieren. Richtig?

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Cajon

Ich hab ein einseitiges Dokument, in das mit der Datenzusammenführung aus einer txt-Datei die IDs (vierstellige Zahlen) geladen werden. Bis jetzt exportiere ich dann eine vielseitige PDF-Datei mit einer Seite pro ID. Die teile ich nachher mit Acrobat in viele PDFs mit je einer Seite auf. Da die IDs größtenteils fortlaufend sind kann ich die PDFs dann mit einem Massenumbenennungsprogramm* analog zur enthaltenen ID umbenennen. So habe ich dann z.B. eine Datei, die sowohl im Dateinamen als auch im Druck die ID 0123 enthält.

Mit dieser Methode bekomme ich aber nur Druck-PDFs. Zumindest habe ich keine Option für interaktive PDFs beim PDF-Export über die Datenzusammenführung gefunden. Es wäre halt praktisch, wenn die, die mit den PDFs arbeiten sollen, die auch am Rechner ausfüllen könnten. Das sind nämlich teilweise sehr technikferne Benutzer, teilweise aber auch mit schwieriger Handschrift.

 

* Mac z.B. Name Mangler, Windows z.B. Advanced Renamer

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bertel

Bei der Datenzusammenführung kannst du doch ein "zusammengeführtes Dokument" erstellen, das alle Datensätze beinhaltet. Dieses als interaktives pdf ausgeben, in Acrobat trennen und die Einzeldokumente umbenennen.

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Martin Schulz

Beim Exportieren eines interaktiven PDFs kann man doch mit der Option "Separate PDF-Dateien erstellen" das Zerlegen des mehrseitigen PDFs in Acrobat sparen, oder?

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bertel

Stimmt, das geht ja auch. Und wenn die Seiten in InDesign gleich identisch zur Nummerierung benannt werden, ist der Dateiname dann auch gleich richtig.

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Martin Schulz
vor 35 Minuten schrieb Cajon:

* Mac z.B. Name Mangler

Nur aus Neugierde: Kann das Programm die ID aus dem PDF herauslesen? Oder nummeriert das nur die Dateien durchlaufend, wie das eigentlich auch das MacOS selbst kann?

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Cajon
vor einer Stunde schrieb Martin Schulz:

Nur aus Neugierde: Kann das Programm die ID aus dem PDF herauslesen? Oder nummeriert das nur die Dateien durchlaufend, wie das eigentlich auch das MacOS selbst kann?

Nummeriert unabhängig vom Inhalt der Datei. Aber kann ziemlich viel mehr oder bietet zumindest ein GUI für GREP.

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Cajon

Die restlichen Vorschläge probiere ich am Montag aus, aber wenn das funktioniert wie gedacht dann wäre das schon sehr praktisch. Schonmal vorläufig Danke! 😉

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Cajon

Ich hab jetzt mal versucht mehrere hundert Seiten zu erzeugen. Damit lege ich InDesign lahm. Ein Versuch mit zehn Seiten hat funktioniert wie von euch vorgeschlagen, ich habe dann ein InDesign-Dokument mit mehreren Seiten und kann das als interaktives PDF exportieren. Ich kann zwar so nicht die Stellenanzahl der Zahlen im Dateinamen beeinflussen, aber die Formularfelder sind enthalten. Die Dateinamenänderung kann ich dann wieder mit z.B. Advanced Renamer vornehmen.

Da ich aber wie gesagt so InDesign lahmlege und auch den ganzen Rechner verlangsame wird das irgendwie leider doch nichts für den regelmäßigen Gebrauch.

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bertel
vor 9 Minuten schrieb Cajon:

Ich kann zwar so nicht die Stellenanzahl der Zahlen im Dateinamen beeinflussen

Das sollte gehen, wenn du die Seitenzahlen entsprechend mit führenden Nullen versiehst.

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Christian Z.

Interessantes Thema. Folgendes Zitat ließ mich aufhorchen:
 

Am 17.5.2019 um 17:37 schrieb bertel:

Stimmt, das geht ja auch. Und wenn die Seiten in InDesign gleich identisch zur Nummerierung benannt werden, ist der Dateiname dann auch gleich richtig.

Bekommt man irgendwie eine XML-Datei mit variablen Dokument-IDs so in InDesign geladen dass nach dem Export die Dateien einzeln nach den IDs benannt sind?

 

Beispiel: Ich habe eine Kundenliste mit 50 Zeilen, erste Spalte ist eine ID, die sich aus Vor- und Nachname zusammensetzt (oder auch frei definiert werden kann), beispielsweise "LisaMüller". Ich lade die XML in InDesign, pro Kunde wird eine Seite, beispielsweise eine Ostergrußkarte, generiert: "Liebe Lisa Müller, wir wünschen Frohe Ostern!". Diese Datei voller individualisierter Einzelseiten möchte ich nun aus InDesign exportieren, wobei die Karte für Lisa Müller mit dem Namen LisaMüller.pdf versehen werden soll. Geht das? Wie geht das?

 

Bonusfrage: Die PDF-Dateien sollen alle gleich benannt sein, aber in Unterverzeichnissen, die nach IDs benannt werden, Beispiel: /Kunden/LisaMüller/Ostergruß.pdf. Wie könnte das klappen?

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Cajon
Am 20.5.2019 um 14:00 schrieb bertel:

Nur ein Gedanke auf die Schnelle: Man müsste VornameName im InDesign in die MetaDaten bekommen, dann könnte ein Renamer diese auslesen und das pdf entsprechend benennen.

 

https://helpx.adobe.com/de/incopy/using/including-metadata-story.html

Aber aus dem Ursprungs-InDesign-Dokument erzeuge ich doch mit der Datenzusammenführung immer erst mal eine Datei, egal ob das schon ein PDF ist oder erst als Zwischenschritt das InDesign-Dokument mit einer Seite pro Datensatz. Diese eine Datei hat dann auch einen Satz Metadaten. Wie bekommt man dann hinterher das korrekt auf die einzelnen PDFs aufgeteilt?

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Iwan Reschniev — nach einer Schrift von Jan Tschichold
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