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Die Schriftmuster der Welt in einer Datenbank …

Workflow: Wie Briefings und Korrekturen vom Kunden ablegen

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Die Frage richtet sich an alle die als Grafiker arbeiten - ob freiberuflich oder angestellt spielt keine Rolle.

 

Wir sind ein Büro mit vier Grafikern und versuchen gerade unsere bisher unterschiedlichen Arbeitsweisen zusammenzuführen. Konkret geht es darum eine einheitliche Ordnerstruktur für Projekte festzulegen und zu definieren wie mit Korrektur-PDFs und anderen Infos vom Kunden umgegangen wird.

 

Ich für meinen Teil habe bisher jede Email und alle sonstigen Infos (Word-Dokumente, PDFs mit Korrekturen, ...) in einem »in«-Ordner abgespeichert. Für jeden Tag mit Posteingang gibt es einen entsprechenden Unterordner (16_08_08, 16_08_09, ...). Weiterhin gibt es einen »out«-Ordner in dem nach dem selben Prinzip alle Daten liegen die an den Kunden gegangen sind. Emails werden hier allerdings nicht abgespeichert sondern nur PDFs, JGPs und ähnliches. Bilder, Logos und ähnliches habe ich ohne Datumsbezug in einem »Material«-Ordner gesammelt.

 

Meine Kollegen arbeiten nur mit einem Eingangsorder in dem PDFs und ähnliches liegen. Emails wurden bisher nicht abgespeichert. Die PDFs wurden teilweise umbenannt um sie mit einem Datum zu versehen.

 

Wie handhabt ihr das? Ziel ist es einen Job unkompliziert übergeben zu können und Korrekturen schnell nachzuvollziehen.

 

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Relevante Teile aus wichtigen Emails mit Briefings oder Textangaben (Korrekturen kommen meist als PDF-Anhang, die gehen dann gleich in den KORR-Ordner) ziehe ich in TXT-Dokumente, die stehen dann in einem IN-Ordner (so habe ich immer gleich die Infos, die zählen). Datumsunterordner gibt's nicht, dafür sind es zu wenige; außerdem haben die Dateien ja die Erstellungdaten, bzw. ich schreibe auch schon mal Anmerkungen in die TXT-Dateien. Entsprechend gibt's einen "PRES"-Ordner für PDFs und JPEGs, wenn erforderlich. Alles andere ist in entsprechenden "Work-in-Progress"-Ordnern (Bildmaterial, Satz/Layout etc.). Was ich nicht mehr brauche bzw. was nicht mehr aktuell ist, aber ich nicht löschen will, kommt in den Reste-Ordner – der kann nach Abschluss gelöscht oder archiviert werden, je nachdem. Bei allem bin ich ein Freund möglichst weniger Ordner – keine Ahnung, ob das gut oder schlecht ist ...

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E-Mails können mehrere Anhänge gleichzeitig transportieren, die vom Inhaltlichen her beim Empfänger aber nicht unbedingt zusammen gehören. Deshalb (und weil man an E-Mails, die an Kollegen persönlich gerichtet sind, ja auch nicht unbedingt herankommt) halte ich es für essenziell, sämtliche E-Mail-Anhänge als Einzeldateien außerhalb der E-Mail zu speichern (in welcher Ordnerstruktur auch immer).

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